วิธีออกบิลค่าเช่ารายเดือนให้ตรวจสอบย้อนหลังได้

1. กำหนดรอบบิลและตรวจผู้เช่าประจำห้อง

เลือกรอบเดือน วันที่ตัดรอบ และวันครบกำหนดให้ตรงกับแนวทางของกิจการ ตรวจว่าห้องมีผู้เช่ารายใดในรอบนั้น โดยเฉพาะห้องที่ย้ายเข้าหรือย้ายออกระหว่างเดือน อย่านำข้อมูลผู้เช่ารายเก่ามาใช้กับบิลรายใหม่โดยอัตโนมัติ

กรณีที่ต้องปรับรายการเรียกเก็บ ให้ตรวจเงื่อนไขที่ตกลงกับผู้เช่าก่อนบันทึก และระบุคำอธิบายให้เข้าใจได้ ไม่รวมยอดหลายประเภทเป็นรายการเดียวจนตรวจย้อนหลังไม่ได้

2. ตรวจเลขมิเตอร์ก่อนนำไปคิดยอด

บันทึกเลขมิเตอร์ครั้งก่อน เลขครั้งนี้ และวันที่อ่านแยกตามห้อง ควรจดในลำดับเดียวกับการเดินตรวจอาคารเพื่อลดการสลับห้อง หากเลขครั้งนี้น้อยกว่าครั้งก่อน ให้ตรวจว่าจดผิด เปลี่ยนมิเตอร์ หรือเกิดกรณีอื่นก่อนคำนวณ

ตัวอย่างการตรวจจำนวนหน่วย: เลขครั้งก่อน 1,250 และเลขครั้งนี้ 1,310 หมายถึงใช้ 60 หน่วย จากนั้นตรวจอัตราที่กิจการมีสิทธิ์เรียกเก็บก่อนนำไปคำนวณ หากพบหน่วยเพิ่มหรือลดผิดจากรอบก่อนมาก ควรตรวจข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งบิล

3. แยกรายการและทบทวนก่อนส่ง

ใบแจ้งหนี้ควรระบุเลขห้อง รอบบิล วันครบกำหนด และรายละเอียดรายการให้ตรวจได้ แยกค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค รายการปรับปรุง และยอดค้างเดิมตามที่เกี่ยวข้อง อย่าบันทึกยอดค้างเดิมซ้ำทั้งในบิลใหม่และรายการติดตามอีกชุด

ก่อนส่งให้ผู้เช่า ลองตรวจบิลตัวอย่างอย่างน้อยห้องปกติหนึ่งห้องและห้องที่มีการเปลี่ยนแปลงหนึ่งห้อง หากต้องแก้ไขภายหลัง ควรเก็บที่มาของการแก้และแจ้งให้ผู้เช่าทราบว่ารายการใดเป็นฉบับปัจจุบัน

• — เลขห้องและผู้เช่าตรงกับรอบบิล
• — เลขมิเตอร์และจำนวนหน่วยผ่านการตรวจ
• — รายการปรับปรุงมีคำอธิบาย
• — ยอดค้างเดิมไม่ถูกเรียกเก็บซ้ำ
• — ช่องทางรับชำระและวันครบกำหนดถูกต้อง

4. กระทบยอดรับชำระก่อนปิดรอบ

เมื่อได้รับหลักฐานการโอน ให้ตรวจยอด วันเวลา บัญชีผู้รับ และบิลที่เกี่ยวข้องเทียบกับเงินเข้าจริง การแนบสลิปกับการยืนยันรับเงินเป็นคนละขั้นตอน หากยอดไม่ตรงหรือหลักฐานไม่ชัด ให้แยกรายการนั้นไว้ติดตามก่อนเปลี่ยนสถานะ

เมื่อสิ้นรอบ ให้เทียบยอดเรียกเก็บ ยอดรับชำระ และยอดที่ยังค้าง ห้องที่โอนบางส่วนหรือมีรายการแก้ไขควรตรวจแยกต่างหาก Longtua Apartment รวมงานใบแจ้งหนี้และการติดตามรับชำระไว้ในระบบเดียว คุณสามารถดูรูปแบบหน้าจอและทดลองเดโมได้จากหน้าผลิตภัณฑ์