ก่อนย้ายจาก Excel ไปใช้ระบบบริหารหอพัก ควรทำให้ข้อมูลห้อง ผู้เช่า เลขมิเตอร์ และยอดค้างอ้างอิงชุดเดียวกัน แล้วเลือกรอบเริ่มงานที่ชัดเจน การเตรียมข้อมูลนี้ใช้ได้ทั้งกรอกข้อมูลใหม่และนำเข้าด้วยไฟล์เมื่อระบบปลายทางรองรับ
สำรองข้อมูลเดิมและกำหนดวันตัดยอด
เก็บสำเนาไฟล์ต้นฉบับก่อนแก้ไข ตั้งชื่อให้ระบุวันที่และผู้ดูแล แล้วเลือกวันที่จะถือเป็นยอดตั้งต้นของระบบใหม่ หากยังมีหลายคนแก้ไฟล์เดิม ควรตกลงว่าใครเป็นคนรวบรวมการเปลี่ยนแปลงหลังวันตัดยอด
ไม่จำเป็นต้องย้ายทุกข้อมูลพร้อมกัน เริ่มจากข้อมูลที่ต้องใช้ในรอบบิลถัดไป และเก็บประวัติเดิมไว้อ้างอิงอย่างเป็นระบบ กำหนดให้ชัดว่ารอบไหนใช้ไฟล์เดิมและรอบไหนใช้ระบบใหม่ เพื่อลดการออกบิลซ้ำ
แยกข้อมูลเป็นชุดที่ตรวจเทียบได้
ใช้รหัสห้องที่ไม่ซ้ำกันทั้งกิจการ หากแต่ละอาคารมีห้อง 101 เหมือนกัน ให้ระบุอาคารควบคู่ไปด้วยทุกชุดข้อมูล ตรวจผู้เช่าปัจจุบันแยกจากผู้เช่าที่ออกแล้ว และอย่าใช้ชื่อผู้เช่าเพียงอย่างเดียวเป็นตัวเชื่อมข้อมูล เพราะชื่ออาจซ้ำหรือสะกดต่างกัน
- — ห้อง: อาคาร ชั้น เลขห้อง และสถานะปัจจุบัน
- — ผู้เช่าและสัญญา: ห้องที่เกี่ยวข้อง วันที่เริ่มและสิ้นสุดตามข้อมูลจริง
- — มิเตอร์: เลขล่าสุดและวันที่อ่านของแต่ละห้อง
- — ยอดค้าง: ห้อง รอบบิล ที่มารายการ และยอดคงเหลือ
- — รายการชำระ: วันที่ จำนวนเงิน และบิลที่ชำระเพื่อใช้ตรวจเทียบ
ตรวจข้อมูลซ้ำและยอดตั้งต้น
ค้นหาเลขห้องซ้ำ ช่องว่างที่ยังไม่มีคำอธิบาย และวันที่ที่เก็บคนละรูปแบบ ตรวจตัวเลขที่ถูกเก็บเป็นข้อความก่อนรวมยอด โดยเฉพาะจำนวนเงินที่มีเครื่องหมายหรือช่องว่างปนอยู่
เปรียบเทียบยอดค้างรวมกับยอดรายห้อง หากรวมไม่ตรง ให้แก้ที่ต้นทางก่อนเริ่มระบบใหม่ อย่านำยอดรับชำระหลังวันตัดยอดไปหักทั้งในไฟล์ตั้งต้นและในระบบใหม่อีกครั้ง เพราะจะทำให้ยอดค้างลดซ้ำ
ทดลองข้อมูลชุดเล็กก่อนใช้ทั้งอาคาร
เลือกห้องที่มีเงื่อนไขต่างกัน เช่น ห้องปกติ ห้องว่าง และห้องที่มียอดค้าง ทดลองสร้างข้อมูลและตรวจบิลเทียบกับข้อมูลเดิม ตรวจยอดรายห้องก่อนตรวจยอดรวม แล้วให้คนที่รับผิดชอบงานประจำวันลองใช้งานด้วย
สำหรับ Longtua ให้สอบถามทีมงานเรื่องรูปแบบข้อมูลและวิธีเริ่มใช้ก่อนส่งไฟล์ บทความนี้เป็นแนวทางเตรียมข้อมูล ไม่ได้หมายความว่าระบบนำเข้าไฟล์ Excel ได้ทุกแบบ ส่งเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นผ่านช่องทางที่ตกลงกับทีมงาน และใช้ข้อมูลสมมติเมื่อลองเดโมสาธารณะ