วิธีติดตามค่าเช่าค้างชำระอย่างเป็นระบบ

แยกยอดค้างจริงออกจากรายการที่ยังตรวจไม่เสร็จ

ตรวจบิลรายห้อง วันครบกำหนด และประวัติรับชำระก่อนสรุปยอดค้าง สลิปที่ผู้เช่าส่งมาเป็นหลักฐานให้ตรวจสอบ ไม่ควรเปลี่ยนสถานะเป็นชำระแล้วจนกว่าจะตรวจยอดเงินเข้าจริง

หากมีการชำระบางส่วน ให้แสดงยอดที่รับแล้วและยอดคงเหลือแยกกัน ระบุรายการปรับปรุงหรือส่วนลดให้ตรวจย้อนหลังได้

แจ้งเตือนด้วยข้อมูลที่จำเป็น

ส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้เช่าตามช่องทางที่ตกลงกัน ระบุรอบบิล ยอดคงเหลือ วันครบกำหนด และช่องทางสอบถาม หลีกเลี่ยงการเปิดเผยยอดค้างหรือข้อมูลส่วนตัวในกลุ่มสาธารณะ

กำหนดรอบติดตามที่แน่นอนและบันทึกวันเวลาที่ติดต่อ รวมทั้งคำตอบหรือข้อตกลงใหม่ เพื่อให้ผู้ดูแลคนอื่นเห็นสถานะล่าสุดโดยไม่ส่งข้อความซ้ำ

• — ยอดค้างผ่านการตรวจเงินเข้าจริงแล้ว
• — ข้อความระบุบิลและยอดคงเหลือถูกต้อง
• — ส่งผ่านช่องทางส่วนตัวที่ตกลงกับผู้เช่า
• — บันทึกผลการติดต่อและวันติดตามครั้งถัดไป

ปิดรายการเมื่อรับเงินและทบทวนสาเหตุ

เมื่อได้รับชำระ ให้ผูกยอดเงินกับบิลที่เกี่ยวข้องและปรับสถานะตามจำนวนที่ได้รับจริง จากนั้นแจ้งผู้เช่าว่ารายการถูกบันทึกแล้ว หากมีข้อโต้แย้งเรื่องยอด ให้ย้อนตรวจรายละเอียดบิลก่อนดำเนินการต่อ

ทบทวนว่ารายการค้างเกิดจากการส่งบิลช้า ข้อมูลติดต่อไม่ครบ หรือข้อผิดพลาดในการตรวจรับเงิน เพื่อนำไปปรับขั้นตอนรอบถัดไป